Gangguan Microsoft Outlook dedah risiko, batasan dan jurang komunikasi

SINGAPURA: Gangguan global Microsoft Outlook pada Jumaat (13 Nov) mengetengahkan risiko yang boleh timbul apabila banyak pertubuhan bergantung pada penyedia teknologi yang sama untuk fungsi penting, kata pakar.

Profesor Boh Wai Fong dari Universiti Teknologi Nanyang (NTU) berkata syarikat sudah tertarik kepada vendor itu kerana kecekapan, ekonomi skala dan integrasi.

Namun keputusan sedemikian juga cenderung mengakibatkan pergantungan berlebihan pada satu vendor. Kegagalan besar kemudian boleh memberi kesan susulan yang meluas di seluruh dunia.

Prof Boh menyifatkan situasi itu sebagai "paradoks transformasi digital", di mana apa yang mungkin optimum untuk sesebuah pertubuhan mungkin tidak semestinya terbaik bagi keseluruhan ekosistem.

Encik Matthew Hardman, ketua pegawai teknologi Asia Pasifik di Hitachi Vantara dan bekas eksekutif Microsoft, berkata pertubuhan perlu merancang untuk gangguan walaupun kegagalan yang mendasarinya berada di luar kawalan mereka.

RENTETAN INSIDEN

Gangguan perkhidmatan Microsoft 365 global pada Jumaat mengganggu perkhidmatan termasuk Outlook, Teams dan Copilot selama lebih daripada setengah hari, menjejas beribu-ribu pengguna dan melimpah ke waktu perniagaan Asia Pasifik.

Microsoft pada mulanya mengaitkan masalah sambungan dengan "beban yang tinggi" di seluruh prasarananya, tetapi kemudian berkata ini disebabkan oleh server, yang secara tidak dijangka, menjadi tidak tersedia, mengalihkan permintaan kepada server yang masih beroperasi.

Syarikat itu masih menyiasat mengapa server terputus hubungan dan menyatakan ia tidak menyedari sebarang aktiviti berniat jahat di sebalik gangguan itu.

Microsoft melaporkan pemulihan separa di beberapa wilayah selepas melaraskan protokol trafik, mengagihkan semula trafik dan memperkenalkan langkah-langkah penyekatan trafik yang disasarkan, walaupun peningkatan itu tidak berterusan.

Di Singapura, beberapa sistem pemerintah dan perkhidmatan emel beberapa bank terjejas, manakala perkhidmatan kecemasan dan Singpass kekal beroperasi.

KERENTANAN CLOUD

Profesor Madya Anupam Chattopadhyay dari Kolej Pengkomputeran dan Sains Data di NTU memberi amaran bahawa masih terlalu awal untuk mengulas tentang potensi kerentanan tanpa analisis punca utama yang terperinci.

Beliau berkata perkhidmatan Microsoft beroperasi merentasi ekosistem kompleks yang melibatkan server, sofwe, pengurusan pangkalan data dan alatan lain, dengan prasarana fizikal juga diedarkan di lokasi yang berbeza.

Profesor Liu Yang, pengarah eksekutif Pusat Penyelidikan Keselamatan Siber NTU, berkata gangguan itu menonjolkan batasan prasarana cloud yang lebih luas.

Beliau menambah bahawa terdapat keperluan untuk mekanisme yang lebih baik bagi pemulihan automatik dan kesinambungan operasi penting.

Walaupun punca utama penuh masih belum dipastikan, beliau berkata pengajaran yang lebih luas ialah keselamatan siber perlu merangkumi bukan sahaja perlindungan terhadap serangan, tetapi juga daya tahan dan keandalan prasarana digital dan AI yang semakin saling berkaitan.

BERGANTUNG PADA SATU PENYEDIA

Bagi perniagaan, salah satu persoalan besar yang ditimbulkan oleh gangguan bekalan elektrik itu ialah sejauh mana operasi mereka bergantung pada satu penyedia teknologi sahaja.

Prof Liu berkata: “Masyarakat moden telah menjadi sangat bergantung pada sebilangan kecil penyedia utama cloud dan teknologi.

“Apabila salah satu platform ini mengalami gangguan besar, kesannya boleh merebak merentasi perniagaan, pemerintah dan perkhidmatan penting di seluruh dunia.”

Prof Madya Chattopadhyay berkata kelemahan paling jelas yang terdedah oleh gangguan itu ialah "pergantungan yang tinggi dan tunggal kepada penyedia teknologi".

“Manifestasi gangguan ini menjejas setiap industri, termasuk yang penting dan kami tidak mempunyai rancangan sandaran,” katanya.

Beliau menambah bahawa tiada penyedia perkhidmatan tunggal yang boleh memberikan jaminan sepenuhnya tentang masa operasi yang tidak terganggu, dan pertubuhan perlu menimbangkan apa yang akan berlaku jika gangguan itu berlarutan lebih daripada sehari.

Encik Nicky Choo, naib presiden dan pengurus besar Asia Pasifik di firma keselamatan siber Mimecast, berkata implikasinya melangkaui ketidakupayaan pekerja untuk menghantar emel atau menyertai mesyuarat online.

Teknologi menyokong banyak proses perniagaan seharian, termasuk kerjasama antara rakan sekerja dan komunikasi dengan pelanggan, katanya.

Prof Boh berkata perniagaan sebaliknya harus mengenal pasti kebergantungan penting mereka dan memastikan terdapat lebihan untuk fungsi yang perlu terus beroperasi semasa gangguan.

Beliau juga memberi amaran bahawa kebergantungan sedemikian boleh menjadi lebih ketara apabila kecerdasan buatan (AI) mengambil alih lebih banyak proses perniagaan.

Menurut beliau, pada masa kini, gangguan teknologi boleh menghalang pekerja daripada mengakses maklumat atau berkomunikasi melalui emel. Memandangkan kecerdasan buatan (AI) yang bersifat autonomi semakin banyak mengautomasikan aliran kerja, gangguan seumpama itu kelak boleh menghentikan keseluruhan proses operasi.

Beliau menambah bahawa jika pekerja tidak dilatih untuk mengambil alih aliran kerja tersebut semasa berlaku gangguan, pertubuhan mungkin berdepan dengan impak yang lebih besar. Ini terutamanya kerana pekerja berisiko kehilangan kemahiran dan pengetahuan pertubuhan yang diperlukan untuk bertindak apabila teknologi mengalami kegagalan.

LANGKAH YANG PERLU DIAMBIL

Para pakar berkata bahawa pertubuhan harus terlebih dahulu mengenal pasti sistem yang penting untuk memastikan operasi terus berjalan, serta perkhidmatan yang boleh diketepikan buat sementara waktu.

Encik Hardman menyifatkan langkah ini sebagai mengenal pasti "perniagaan minimum yang berdaya maju" (minimal viable business) dan menentukan sistem mana yang dianggap "penting untuk misi".

Beliau berkata, perniagaan juga harus kerap menguji pelbagai senario gangguan, dan bukannya menganggap perancangan daya tahan sebagai satu usaha yang hanya dilakukan sekali sahaja.

"Apakah yang akan berlaku jika protokol komunikasi emel kita terhenti? Bagaimanakah kita boleh menerapkan daya tahan ke dalam pelan sedia ada kita?" soal beliau, sambil memberikan contoh senario yang perlu diuji oleh pertubuhan.

Profesor Madya Chattopadhyay menyatakan bahawa perniagaan harus memberi perhatian kepada dua aspek semasa berlaku gangguan: data dan komunikasi.

Menurut beliau, emel dan lampiran sebelumnya harus disandarkan dan boleh dipulihkan, manakala pertubuhan perlu menyediakan saluran komunikasi dalaman alternatif sekiranya saluran utama gagal berfungsi.

Beliau menambah bahawa pertubuhan wajar menimbangkan untuk mengagihkan risiko merentasi pelbagai penyedia perkhidmatan.

Penyedia perkhidmatan cloud juga harus meningkatkan ujian had keupayaan dan, dalam jangka masa panjang, membolehkan pelanggan menjalankan operasi dengan lancar merentasi pelbagai vendor, tanpa terikat dengan satu penyedia sahaja.

Profesor Boh pula menyatakan bahawa perancangan kesinambungan perniagaan harus merangkumi tempoh selepas teknologi dipulihkan.

"Walaupun teknologi telah dipulihkan, pertubuhan tetap perlu menangani tugasan yang tertunggak serta keputusan yang tertangguh," jelas beliau.

Oleh itu, pertubuhan perlu merangka dan menguji pelan kesinambungan perniagaan sebegini, supaya mereka jelas tentang tindakan yang perlu diambil semasa gangguan berlaku, mahupun selepas gangguan tersebut berakhir.