AGO kesan beberapa kelemahan dalam soal tadbir urus & pengurusan kontrak di MUIS

SINGAPURA: Beberapa kelemahan tadbir urus dan pengurusan kewangan dikesan pada Majlis Ugama Islam Singapura (MUIS). Ini khususnya dalam tiga perkara iaitu pemerolehan dan pembayaran, kawalan IT dan pengurusan yuran pentadbiran Haji.

Demikian didedahkan Pejabat Ketua Audit Negara menerusi laporan yang dikeluarkan hari ini (16 Jul).

Dalam responsnya hari ini, MUIS mengakui dan memandang serius kelemahan-kelemahan yang dikesan oleh AGO itu.

KELEMAHAN PADA PENILAIAN TENDER, SEBUT HARGA

Pemeriksaan dilakukan ke atas 22 tender dan sebutan harga (quotation) yang dikeluarkan antara 1 April 2016 dengan 30 Jun 2018. Kontraknya bernilai $30.85 juta.

Kelemahan-kelemahan yang dikesan termasuk gagal menetapkan nilai sub-kriteria dan metodologi pemarkahan sebelum proses tender atau sebutan harga ditutup. Selain itu, penilaian ke atas saranan-saranan tidak dibuat mengikut kriteria penilaian yang diterbitkan.

AGO menyatakan, bagi sebilangan kes jika cadangan-cadangan tender dinilai dengan cara yang betul, syarikat yang memenangi tender berkenaan mungkin adalah syarikat lain - bukan syarikat yang akhirnya diberikan tender berkenaan.

RESPONS MUIS: TIADA PENIPUAN BERLAKU

Menjawab laporan audit itu, MUIS dalam satu kenyataan media menyatakan ia sudah menyemak pemerhatian AGO itu dan "mendapati bahawa tiada bukti berlakunya penipuan" dalam kes-kes yang disebut.

Kes-kes tersebut berlaku kerana kesilapan manusia dan kelemahan-kelemahan prosedur tambah MUIS.

"MUIS mengakui adanya kelemahan-kelemahan tersebut dan langkah-langkah segera sudah diambil untuk menangani jurang tersebut dan memastikan kami selaras dengan amalan-amalan terbaik pemerintah," menurut kenyataan MUIS itu.

Antara langkah yang sudah diambil termasuklah membina keupayaannya dalam aspek pemerolehan dan menjalankan audit dalaman secara kerap demi mengenal pasti daerah-daerah kawalan dalamannya yang perlu diperbaiki.

KELEMAHAN TADBIR URUS YURAN PENTADBIRAN HAJI

Dalam ehwal pentadbiran Haji, AGO mendapati terdapat 226 pemohon Haji yang sudah meninggal dunia antara 2012 dengan 2018. Namun, yuran pentadbiran haji yang sudah mereka bayar sebelum ini - berjumlah $57,900 - masih belum lagi dikembalikan MUIS kepada pihak waris masing-masing.

Sekalipun demikian, AGO dimaklumkan bahawa MUIS lazimnya akan memeriksa status pemohon apabila tiba giliran mereka untuk menunaikan ibadah haji. Hanya pada waktu itulah MUIS mengetahui sama ada pemohon masih hidup atau sudah meninggal dunia.

Malah, dalam sebahagian kes, MUIS juga tidak diberitahu apabila ada pemohon yang sudah meninggal dunia. Namun menurut AGO, jika MUIS menunggu sehingga giliran pemohon menunaikan haji, ia mungkin memakan masa bertahun-tahun sebelum yuran pentadbiran akan dikembalikan kepada waris.

AGO menekankan bahawa penting untuk MUIS mengambil langkah proaktif dalam proses mengembalikan yuran pentadbiran Haji itu.

RESPONS MUIS: PASUKAN BERTINDAK DITUBUHKAN

Mengulas tentang yuran pendtadbiran Haji, MUIS menyatakan bahawa ia sudahpun mengambil langkah untuk memperbaiki proses pemulangan yuran kepada waris pemohon yang sudah meninggal dunia.

Daripada 226 kes yang dikesan oleh AGO, sebanyak 181 kes atau 80 peratus waris sudahpun menerima yuran pentadbiran yang sepatutnya atau sedang dalam proses menerimanya.

Baki 45 kes masih belum dapat dipulangkan kerana waris pemohon tidak dapat dihubungi. Maklumat tentang kes-kes tersebut boleh diperolehi di laman www.unclaimedmonies.gov.sg.

Selain itu, MUIS juga kini sudah menubuhkan sebuah pasukan bertindak yang dipengerusikan oleh Ketua Eksekutif MUIS, Esa Masood. Pasukan itu akan menyemak semula dan memantau apakah lagi langkah-langkah segera yang boleh diambil bagi menangani dapatan audit.

KELEMAHAN DALAM KAWALAN AKSES SISTEM IT

AGO turut mengesan kelemahan-kelemahan melibatkan kawalan ke atas sistem IT termasuk pengurusan hak akses dalam sistem halal elektronik, pengurusan hak akses dalam sistem penerimaan zakat dan juga sistem IT yang tidak disemak secara kerap.

MUIS misalnya didapati tidak menjalankan semakan tahunan ke atas hak-hak akses (access rights) yang diberikan kepada pengguna bagi empat daripada lima sistem IT-nya.

Ini boleh menimbulkan percanggahan kepentingan. Contohnya, ada 22 permohonan di mana dua pegawai MUIS yang menjalankan pemeriksaan (inspections) "meluluskan saranan-saranan mereka sendiri berhubung permohonan-permohonan tersebut".

Terdapat juga 84 akaun pengguna yang sudah dimatikan, namun ia tidak dibuang dari sistem IT. Dengan demikian akaun tersebut boleh dihidupkan semula dan si pengguna boleh mendapat akses tidak sah dan mungkin boleh menjalankan transaksi tidak sah.

RESPONS MUIS: PROGRESIF BANGUNKAN KEUPAYAAN TADBIR URUS

Dalam responsnya, MUIS menyatakan bahawa keterbatasan sistem IT badan itu sebelum ini berpunca daripada kelemahan-kelemahan sistem-sistem IT "yang diwarisi" sebelum ini.

Namun, ia memberi jaminan bahawa isu tersebut sudahpun dapat diatasi dengan adanya sistem IT baru yang digunakan sejak bulan Januari tahun ini. MUIS menekankan bahawa ini adalah sebahagian daripada usahanya untuk menawarkan khidmat yang lebih baik kepada masyarakat.

Ia termasuklah dari segi pembayaran zakat yang boleh dibuat secara digital menerusi sistem iPARS dan memanfaatkan wadah LicenseOne bagi mempercepat permohonan sijil halal.